إن كنت تدير مشروعًا صغيرًا أو متوسطًا، ينبغي عليك فهم تمامًا مفهوم امساك الدفاتر وأهمية دور المحاسب في ذلك، الأمر يعود إلى أن معظم الشركات الكبرى اليوم كانت في البداية صغيرة أو متوسطة، وحافظت على نموها واستمراريتها من خلال الالتزام بممارسات إدارية صحيحة ومدروسة بناء على المعرفة العلمية.

ماهو تعريف امساك الدفاتر Bookkeeping

امساك الدفاتر Bookkeeping يعد جزءا أساسيا من عمليات المحاسبة في الأعمال التجارية، يتضمن هذا العمل تسجيل كل الصفقات المالية مثل الشراء والمبيعات والإيصالات والمدفوعات التي تتم من خلال أفراد أو شركات، على النحو ذاته، تعني عملية تسجيل المعاملات توثيق الأنشطة المالية لمشروع معين أو شركة في سجلاتها المالية، واستخراج البيانات الضرورية بموجب معايير المحاسبة، ولا بد من فهم فلسفة علم المحاسبة كي يتم التعرف على مراحل هذه العملية بصورة أكبر وأوضح.

ما هو علم المحاسبة؟

المحاسبة هي علم يضم مجموعة من القواعد والمبادئ والنظريات التي تُستخدم في تحليل وتسجيل وتبويب وتصنيف العمليات المالية وفقًا لوثائق داعمة، بهدف استنتاج نتيجة أعمال المشروع في نهاية السنة المالية، سواء كانت ربحية أم خسارة، وتحديد مركزه المالي.

مهام ال Bookkeeper

تتمثل مهام ال Bookkeeper في امساك الدفاتر المحاسبية كما يلي:-

• تسجيل جميع العمليات المالية فور حدوثها في المشروع.
• تصنيف وتبويب العمليات المالية بشكل دقيق.
• إعداد تقارير نتائج العمل والبيانات المالية للمشروع.
• دعم الإدارة في اتخاذ القرارات الصحيحة.
• تقديم معلومات مفيدة للفئات داخل وخارج المشروع.
• تسهيل عمل المحاسبين لإتمام مهامهم بفاعلية وبسرعة.
• الفروض المحاسبية الأساسية في عمليات امساك الدفاتر Bookkeeping

المبادئ المحاسبية الأساسية في عمليات مسك الدفاتر المحاسبية تتضمن:-

1. وحدة المؤسسة المحاسبية

يجب النظر إلى المؤسسة بصورة مستقلة عن الإدارة أو المالكين الأفراد.

2. مبدأ الاستمرارية

ينبغي افتراض أن المشروع سيستمر في عمله لفترة غير محددة مالم تكن هناك دلائل توحي بعكس ذلك.

3. وحدة القياس

تسجيل العمليات في المشروع يتم بوحدة قياس نقدية معينة.

4. الفترة المحاسبية

يتم تقسيم عمر المشروع المستمر إلى فترات زمنية ثابتة، حيث تُعتبر كل فترة سنة ميلادية واحدة.

الفرق بين المحاسبة وامساك الدفاتر Bookkeeping

تعتبر عملية مسك الدفاتر وتحليل البيانات المالية من أكثر العمليات أهمية في عالم المحاسبة، حيث يقوم المحاسبون بجمع البيانات المالية، تفسيرها، تصنيفها، وتحليلها لإعداد التقارير المالية، يقومون أيضًا بدمج النسب المالية واستخدامها كأدوات لقياس أداء الشركة وكفاءة استخدام أصولها، يعود استخدام هذه النسب على نطاق واسع، حيث يمكن مقارنة أداء الشركة بالشركات الأخرى في السوق أو الصناعة، مما يتيح فهم أفضل لأداء الشركة وقدرتها على تحقيق الأرباح.

الفرق بين مسك الدفاتر والمحاسبة

هناك سبعة فروقات رئيسية بين مُسك الدفاتر والمحاسبة، تشمل ما يلي:-

أولاً:

تعتبر مسك الدفاتر عملية أساسية تتضمن تحديد وقياس وتسجيل المعاملات المالية، بينما تعني المحاسبة تلخيص وتفسير هذه المعاملات وإصدار التقارير المتعلقة بها.

ثانيًا:

إدارة المؤسسة غير قادرة على اتخاذ أي قرارات بناء على المعلومات من مسك الدفاتر، بينما يمكنها اتخاذ القرارات التجارية باعتماد المعلومات والبيانات التي يقدمها المحاسبون.

ثالثًا:

تقتضي مهمة مسك الدفاتر الاحتفاظ بسجلات المعاملات بدقة وتنظيم لضمان سلامتها، بينما الغاية الأساسية من ممارسة المحاسبة تكمن في تقييم الحالة المالية للشركة وتعزيز نقل المعلومات للجهات المختصة.

رابعًا:

من الضروري التمييز بين إعداد البيانات المالية وعملية مسك الدفاتر؛ حيث إن إعداد البيانات المالية يتم خلال العملية المحاسبية، وليست جزءًا من عملية مسك الدفاتر.

خامسًا:

فيما يتعلق بالمهارات المطلوبة، مجرد مهارة مثل مسك الدفاتر لا تتبع مهارات محددة، بينما المحاسبة تتطلب مهارات خاصة نظراً لطبيعتها التحليلية والمعقدة.

سادسًا:

مسك الدفاتر هو النشاط الأساسي الذي يتم من خلاله تسجيل البيانات المالية، بينما تقوم عملية المحاسبة بتحليل وتفسير هذه البيانات لإعداد التقارير اللازمة.

سابعًا:

في عملية مسك الدفاتر المحاسبية، توجد أنواع متعددة من الحسابات التي تستخدم لتنظيم وتتبع البيانات المالية المتعلقة بالمشاريع، تشمل هذه الأنواع: حسابات الأصول التي تمثل ممتلكات المشروع، حسابات الخصوم التي تعبر عن التزامات المشروع، حسابات الملكية التي تمثل رأس مال المشروع والأرباح، حسابات المصاريف التي تعبر عن المبالغ المدفوعة للغير مقابل الخدمات، وحسابات الإيرادات التي تمثل المداخيل المكتسبة من تقديم الخدمات، يستخدم نظام القيد المزدوج في تسجيل هذه العمليات المالية، حيث يتم تسجيل كل عملية بمبلغين: مبلغ مدين ومبلغ دائن، وذلك لضمان توازن المعادلة المحاسبية بين الأصول والمصاريف، الخصوم والإيرادات.

أهمية استخدام المحاسبين في امساك الدفاتر Bookkeeping

أهمية استخدام المحاسبين في عملية مسك الدفاتر والمحاسبة في الأعمال الصغيرة تكمن في أنهم يضمنون تحقيق النجاح والاستدامة بكفاءة عالية، يعتبر وجود محاسب مالي ضروريًا لضمان سلامة أموال الشركة وتفادي الأخطاء المالية غير المقصودة، كما يوفر الوقت والجهد الذي قد يضيع في محاولة إدارة الأمور المالية بمفردها، بالعمل الدوري مع المحاسب، ستتمكن من تحديد الاحتياجات المالية واتخاذ القرارات بناء على تحليلات دقيقة تعزز نمو أعمالك بشكل استباقي وفعال.

ربما واجهت هذا التحدي من قبل: لقد مر عام كامل وحان الوقت لتحصيل ضرائبك، لكن بدون سجلات مناسبة، تجد نفسك مضطرًا لقضاء شهور فبراير ومارس في تعقب السجلات، وبينما تعيد تنظيم استخدام أموالك، تكتشف نفقات غير ضرورية ومفاجآت مرهقة للميزانية، الأمر الأكثر إثارةً للقلق هو أنك قد تجد نفسك في مأزق أكبر مما تراوحت تصوره، لكن بالحظ السعيد، يمكنك تجنب كل هذا من خلال اتباع قاعدة بسيطة: إغلاق دفاترك شهريًا.

لذلك في أكاديمية المحاسبة والإدارة (COA) ، نقدم لك أفضل الدورات والكورسات التدريبية في مجال المحاسبة لضمان قدرتك على إغلاق الدفاتر الشهرية بدقة، ومتابعة الإيرادات والنفقات بدقة، وضمان تطابق ميزانيتك العامة مع حساباتك المصرفية، لتحقيق ذلك، يجب وجود سياسة واضحة مع المحاسبين سواء داخليًا أو خارجيًا، ولا يقل أهمية عن ذلك تنفيذ هذه السياسة والالتزام بها بدقة،

المؤهلات المطلوبة لماسك الدفاتر

يتولى الـ Bookkeeper مسؤولية تسجيل جميع المعاملات المالية بدقة وتنظيم، مما يتطلب الاهتمام الكبير بالتفاصيل والخبرة الواسعة في مجال المحاسبة، يجب على الشخص الذي يشغل هذه الوظيفة أن يكون دقيقًا للغاية في تسجيل جميع العمليات المالية بشكل صحيح، وذلك بهدف تجنب وقوع الأخطاء المالية.

انواع موفري خدمات امساك الدفاتر Bookkeeping

هناك نوعان رئيسيان من موفري الخدمات الذين يمكن الاستعانة بهم بشكل مفيد:-

تقدم شركات المحاسبة الخارجية عادةً الخدمات اللوجستية الروتينية للأعمال، مثل مسك الدفاتر وإعداد التقارير المالية وكشوف المرتبات، تقوم هذه الشركات بتحصيل أتعاب مقدمًا باستمرار وتنمو بناء على نمو شركتك، حتى تصبح جاهزة لتوظيف محاسب عن بعد يدير جميع شؤون المحاسبة لديك.

الخيار الآخر هو التعاقد مع المديرون الماليين الجزئين، حيث يكونون عادة من ذوي الخبرة السابقة داخل الشركة الذين يسعون للمزيد من المرونة في جدول أعمالهم، يستطيع المدير المالي الجزئي أن يقدم خدمات مشابهة لشركة محاسبة خارجية أو يركز على القضايا المالية الاستراتيجية، مثل جمع رأس المال الخارجي في الوقت المناسب.
سيتوقف اختيارك بين النوعين على تعقيد عملك، ومع ذلك الاستفادة من فريق خارجي من هذا القبيل يعد أمراً بالغ الأهمية.

أهمية امساك الدفاتر Bookkeeping

عندما تكون رائد أعمال ليس عليك أن تكون محاسبًا محترفًا، ولكن يجب عليك أن تفهم تمامًا سير دفاتر شركتك وسلامتها المالية، استنادًا إلى تجارب طويلة نؤكد لك أهمية عدم التهاون في التحقق من حساباتك المالية، بغض النظر عن حجم شركتك، ربما تعتقد أن التدقيق في الأمور المالية يتم فقط في حالة وجود مشاكل أو عندما تكون شركتك كبيرة، لكن هذا اعتقاد غير صحيح تمامًا، خدمات مراجعة المحاسبة ضرورية بغض النظر عن حجم عملك، فهي تمكنك من رؤية واقعية لأداء شركتك وتوجيهاتها المالية المستقبلي.